Onboarding en offboarding
Onboarding én offboarding. Hiermee kun je laten zien hoeveel jouw medewerkers waardeert, zowel voor, tijdens als na afloop van hun dienstverband bij jouw bedrijf. Pak je dit goed aan, dan zorg je niet alleen voor minder uitstroom, maar ook voor een positieve afsluiter voor de mensen helaas het bedrijf zullen verlaten. Je zorgt voor ambassadeurs. Mensen die zeggen: “Mijn vorige werkgever zorgde écht voor een leuk afscheid!”
Heb jij al een plan voor je onboarding en offboarding? Of ga je niet verder dan een kaartje en een bosje bloemen? Misschien is het dan nu tijd om ermee te beginnen. Ambassadeurs zijn de beste reclame die een bedrijf kan wensen. Lees daarom hier hoe jij, als werkgever, het verschil kunt maken.
Wat is onboarding?
Onboarding is het instroomproces waarbij nieuwe medewerkers kennis maken met je organisatie. Je wil dat een nieuwe collega zich welkom voelt en enthousiast is om bij je aan de slag te gaan. Het onboarden van nieuwe collega’s begint al zodra het contract is getekend. Denk aan het delen van informatie over hun eerste werkdag, misschien een presentje om ze te feliciteren en een uitgebreid inwerktraject zodra ze gestart zijn. Laat ze kennis maken met collega’s en zorg ervoor dat het ze aan niets ontbreekt in hun eerste werkweek.
Tips voor een goede onboarding:
- Houd contact en ben duidelijk in je communicatie.
Als het contract is getekend kan de onboarding van jouw nieuwe medewerker écht beginnen. Zorg ervoor dat je nieuwe medewerker niet kan wachten tot zijn/haar eerste werkdag. Dit doe je door contact te houden en regelmatig wat van je te laten horen. Een kort bericht met “We kijken uit naar je komst!” of “Je werkplek is er al helemaal klaar voor, jij ook?”, laat je nieuwe collega zien dat jij net zoveel zin hebt in hun eerste werkdag als zij. - Informeer je nieuwe medewerker vooraf over het inwerktraject.
In de eerste weken ontvangt je nieuwe medewerker veel informatie. Als je jouw nieuwe medewerkers vooraf informeert over het inwerktraject weten ze wat ze te wachten staat. Stuur bijvoorbeeld alvast een planning voor de eerste week zodat ze zichzelf alvast kunnen voorbereiden. - Zorg voor een gedegen inwerktraject.
In het inwerktraject wil je jouw nieuwe medewerker voorzien van alle nodige informatie. Let er hierbij wel op dat niemand urenlang kan luisteren naar presentaties, laat staan alle informatie kan onthouden. Mensen willen zo snel mogelijk écht aan de slag. Denk er daarom op voorhand al goed over na wat voor taken iemand al direct zou kunnen oppakken. Door zelf te doen leert men tenslotte het snelst! - Evalueer het inwerktraject samen met je nieuwe medewerker.
Plan altijd een evaluatie moment in. Zo weet je zeker dat je nieuwe medewerker alle informatie heeft die hij/zij nodig heeft. Een week voor het einde van de proeftijd is een goed moment om dit te doen. Mocht je twijfels hebben over iemands functioneren, dan kun je dit moment pakken om je nieuwe medewerker hier tijdig op aan te sturen. Ook geef je hiermee de nieuwe medewerker de ruimte om hun gedachten en twijfels uit te spreken. - Geef je nieuwe aanwinst het gevoel dat ze onderdeel uitmaken van de organisatie.
Hoe leuk is het als je nieuwe collega zich direct betrokken voelt bij de organisatie? Stuur ze een uitnodiging voor jullie social media kanalen of nodig ze alvast uit voor de borrel die volgende week gepland staat. Zo kan je nieuwe medewerker alvast op een andere manier kennis maken met het bedrijf en collega’s. - Maak de werkplek op tijd in orde.
Zorg voor een goed ingerichte werkplek. Van een persoonlijk ingerichte pc, tot de toegang tot bepaalde softwareprogramma's, alles moet klaarstaan wanneer je nieuwe medewerker binnen komt op zijn/haar eerste werkdag.
Wat is offboarding?
Offboarding is eigenlijk het tegenovergestelde van onboarding. Dit start wanneer je afscheid gaat nemen van een collega, al dan niet vrijwillig. Het bevat zowel alle formele stappen die je moet zetten bij een uitdiensttreding, als een blijk van waardering voor de bijdrage die de medewerker heeft geleverd tijdens hun dienstverband. Als je dit goed aanpakt weet je zeker dat je collega het bedrijf op een positieve manier verlaat. Super belangrijk toch? Je weet namelijk nooit of je elkaar nog ooit nodig hebt in de toekomst.
Tips voor een goede offboarding:
- Toon je waardering.
Of iemand nu vrijwillig weg gaat of niet, je collega heeft zich weken-, maanden- en soms zelfs jarenlang ingezet voor jouw bedrijf. Het minste wat jij kunt doen is ze bedankten voor hun inzet. En als je echt indruk wilt maken zorg je voor een origineel en persoonlijk afscheid. Iets wat ze zich nog lang zullen herinneren. Iets waar over gepraat wordt. Zo creëer je namelijk ambassadeurs. Niets werkt beter dan oud-werknemers die aan andere vertellen hoe leuk jij als werkgever bent. Daarnaast is de kans dan groter dat ze opnieuw bij je aankloppen als hun nieuwe baan tegenvalt. - Voer een persoonlijk exitgesprek.
Leer van het vertrek van je medewerkers door de tijd te nemen om even samen te gaan zitten. Je stelt dan altijd de vraag: Waarom ga je weg?- Welke nieuwe uitdaging heb je gevonden?
- Wat ga je doen tijdens je pensioen?
- En wanneer iemand gedwongen afscheid neemt: Kunnen we je helpen bij je volgende stap?
Wanneer je het antwoord weet op deze vragen kun je zorgen voor een persoonlijk afscheid. Zo kijk je niet alleen terug op de tijd bij jouw bedrijf, maar ook vooruit naar de toekomst die je medewerker tegemoet gaat.
Een exitgesprek is altijd waardevol. Ook wanneer je zelf hebt besloten om een medewerker niet langer in dienst te houden, of wanneer je simpelweg niet tevreden was over iemands functioneren. Neem deze kans om enige frustratie te verminderen en misschien toch op een positieve manier afscheid van elkaar te kunnen nemen.
- Uit het oog is NIET uit het hart.
Laat je ook na het afscheid wat van je horen. Een berichtje met “Hoe was je eerste werkdag?” of “Kom je nog een keer bij ons op de koffie?” laat zien dat je nog aan je oude medewerker denkt. Het is dan ook veel makkelijker om contact op te nemen wanneer je elkaar nodig denkt te hebben.
Onboarding en offboarding inzetten voor jouw employer branding
Stel je voor: je geeft jouw medewerkers een ontvangst en/of afscheid die ze nooit meer vergeten. Iets waarover ze, zelfs bij hun nieuwe werkgever, nog lang over napraten. Hiermee geef je niet alleen je oud-werknemer een goed gevoel, het draagt direct bij aan je employer branding.
Hoewel het onboarden en offboarden met name is gericht op de nieuwe óf vertrekkende collega, kun je er zoveel meer mee bereiken. Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe collega welkom te heet via social media, bereik je ook mensen uit hun netwerk. Je kunt je waardering ook uiten met een blog over de collega die start met een nieuwe uitdaging. Maar zoals altijd, kun je het natuurlijk ook groter aanpakken! Kun jij het je al voorstellen dat je, op weg naar je nieuwe baan, een grote banner tegenkomt met je naam erop? Dat is pas goede on- en offboarding.
